Membuat File PDF Dengan Ms Office Dan Program Lainnya

Sobat blogger mungkin sudah tak asing lagi dengan file PDF.  file yang dibukanya menggunakan Adobe Reader  ataupun Foxit Reader. Biasanya file dengan format PDF ini bisa kita temukan digunakan pada :

• E-Book, 
• Petunjuk (manual) bawaan pada software ataupun driver,
• Surat lamaran (application) via E-mail, 
• Surat - surat berharga yang di-scan kemudian dijadikan bentuk PDF, 
• Jurnal ilmiah online dan masih banyak lagi yang lain. 

Namun, bagaimana cara membuat file PDF tersebut? Artikel kali ini akan meyajikan 2 cara paling mudah mengubah (meng-convert) file dokumen maupun gambar menjadi file PDF.

Apa itu PDF?

PDF adalah singkatan dari Portable Document Format. Dokumen dengan format portable ini  dibuat dan digunakan  untuk tujuan kemudahan sekaligus keamanan dokumen. Sebuah file yang telah diubah (dikonvert) menjadi format PDF tidak bisa diedit. Kamu tidak perlu khawatir karena PDF juga menyertakan fitur pembesaran tulisan, pencarian teks dll. Selain itu sesuai namanya, portable  format, file jenis ini  sangat simpel/sederhana dan ukurannya lebih kecil dari file asli/sumber sebelum dikonvert. Itulah mengapa banyak file PDF digunakan seperti pada contoh-contoh yang telah disebutkan diatas.

PDF memungkinkan kita bisa menyajikan preview suatu dokumen versi asli kepada pihak lain. Jadi kesimpulan yang mendekati untuk menjelaskan apa itu PDF adalah dokumen berupa tampilan sebagaimana versi asli  atau cetak yang ditampilkan (print preview) secara langsung melalui komputer.

Rata-rata kebanyakan semua file yang bisa diprint, maka bisa diubah formatnya menjadi file PDF. Seperti sudah dikatakan tadi PDF adalah versi elektronik dari versi cetak (printing)-nya.

Tahukah kamu bahwa banyak majalah online juga memanfaatkan penggunaan dokumen dengan format PDF sebelum akhirnya tampil dan dibaca oleh banyak orang secara online kepada pembacanya? Contohnya seperti majalah online gratis dan berbayar misalnya Issuu.com

Cara Membuat / Bikin File PDF (dari dokumen/gambar ke PDF) :

1. Cara pertama adalah dengan meinstall Add-In pada Microsoft Office. Nantinya semua aplikasi office bisa diubah menjadi PDF.

Download software add in-nya dibawah (langsung dari Microsoft) : (934 KB)

http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=7

Setelah selesai download, install software tersebut. Cara menggunakannya sangat mudah. Dokumen microsoft office mulai dari Word, Access, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio apabila kita ingin mengubahnya menjadi PDF tinggal pilih menu "Save as PDF or XPS". Untuk jelasnya seperti gambar di bawah, yakni contoh ketika hendak mengubah dokumen Word menjadi PDF :

2. Cara Kedua dengan menginstall CutePDF yang merupakan software converter gratis (freeware). 

Walaupun gratis, dokumen PDF yang dihasilkan dengan converter ini nantinya tanpa watermark (background berupa tulisan samar) promosi dari web pembuat softwarenya. Jadi jangan khawatir akan menggangu visualisasi file hasil konversi apabila kita menggunakan converter ini.

Bagusnya lagi, dengan menginstall Cute PDF, semua aplikasi/program yang memiliki fitur print bisa diubah ke dalam format PDF, karena software ini terintegrasi sebagai "subsystem printer".

Downloadlah terlebih dahulu filenya (8,83 Mb)  :

CuteWriter.zip

Setelah selesai download, extract terlebih dulu, disana akan ditemukan 2 buah file seperti gambar dibawah :

Untuk menginstall CutePDF memang diperlukan 2 file tersebut. Langkah-langkahnya sebagai berikut :

- Yang harus kamu lakukan terlebih dulu adalah menginstall converternya. 

- Klik 2x Converter.exe. Kemudian klik Setup.

- Selanjutnya akan muncul kotak hitam seperti command prompt. Biarkan saja hingga selesai, akan hilang sendirinya. 

- Lanjutkan dengan klik 2x CuteWriter.exe untuk menginstallnya.

Sekarang untuk mengubah (meng-konvert) file apapun menjadi PDF caranya sangatlah mudah. Caranya  kita tinggal menuju menu "Print" atau "Print file" pada aplikasi apapun yang ingin kita ubah filenya menjadi file PDF. Selanjutnya ubah / pilihlah "CutePDF Writer" pada pilihan printer yang tersedia. Seperti pada gambar dibawah.

Setelah klik OK, tunggu beberapa saat. Lalu akan muncuk dialog box, selanjutnya pilih  dimana lokasi hasil file PDF tersebut akan disimpan.

Jenis file yang diubah menjadi PDF sesuai keperluan dengan CutePDF ini biasanya adalah :

- Dokumen Teks seperti Word, Excel, Power Point serta aplikasi office lain,

- Dokumen gambar JPG, TIFF,  GIF serta file gambar format lain, seperti gambar CAD pun bisa.

- Web Page. Saat kita browsing misalnya sedang browsing tutorial, kita bisa mendownloadnya langsung secara utuh satu halaman web penuh dan menyimpannya menjadi file berformat PDF. Caranya juga tetap sama, yaitu pada browser yang sedang dipakai browsing, klik menu File --> Print.

CutePDF mendukung untuk digunakan pada Windows 98/ME/2000/XP/2003/Vista/7 (x86/x64).

Tanpa menerangkan lebih lanjut kelebihan maupun kekurangan kedua jenis software tersebut, kalian tentunya sudah bisa menilai dan memilih mana yang ingin kamu install di laptop/komputer kamu. Semuanya bagus, tergantung keperluan. Tak ada salahnya menginstall keduanya agar kita bisa memahami penggunaannya. Bagi kamu yang belum menggunakan MS Office 2007 bisa menginstall Cute PDF saja.